En la Notaría Tercera de Tunja, propendemos por solucionar las inquietudes de los usuarios con respecto a los diferentes procesos notariales, en procura de la satisfacción de sus necesidades.
Contamos con un equipo de trabajo calificado, especializado en diferentes áreas (escrituración, biometrías, autenticaciones, declaraciones extra proceso, registros civiles y otros) para brindar la mejor solución a los usuarios de la notaría y para prestar un servicio notarial con prontitud, legalidad y calidad.
Para otras instancias el procedimiento es el siguiente:
PARA SELECCION DEL LOCAL
Es importante que la notaria, funcionarios y en especial nuestros usuarios se sientan cómodos en el sitio de prestación del servicio . El local cuenta con suficiente área de desplazamiento para los usuarios. Cuenta con dos pisos, acceso al segundo piso a través de escalera y ascensor, baños hombres y mujeres en cada piso y dos habitaciones para conservación y guarda del protocolo (una para los libros de registros civiles y otra para las escrituras públicas y declaraciones extraproceso).
La entrada al local permite el acceso de perros guía o mascota de apoyo, sillas de ruedas, bastones y demás elementos o ayudas necesarias, por parte de las personas que presenten dificultad o limitación para su movilidad y desplazamiento.
Se dispone de sistemas de guía de braille e información para las personas invidentes o con visión disminuida que facilite y agilice su desplazamiento seguro y efectivo.
Sobre el local donde se presta el servicio notarial
- La Notaria está ubicada en la Carrera 1 F No. 40-149 Local 104 del Edificio Marca Business Center en Tunja (Boyacá) en el costado occidental Unicentro con fácil visibilidad y acceso al público.
- El local ofrece excelentes condiciones de presentación y comodidad para los usuarios del servicio, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1079 art 159.
- El archivo donde se guarda el protocolo (tomos empastados con las escrituras públicas) cuenta con seguridad, fácil acceso, instalaciones limpias y organizadas. Los tomos del protocolo, están cocidos y encuadernados debidamente, presentando la mayor seguridad de integridad y conservación, al final de cada uno de ellos se encuentra la nota de clausura, dando cumplimiento a los artículo 108 y 113 del Decreto 960 de 1970.
- El local posee buena ventilación, excelente iluminación natural y luz led.
- El local cuenta con dos plantas. PRIMER PISO: área recepción o sala de espera, dos depósitos: uno para registros civiles y otro para el protocolo notarial, y área de atención preferencial, registros, declaraciones extraproceso, caja, autenticaciones y buzón PQRS, así como área de escrituración con sillas de atención al público. SEGUNDO PISO: escaleras de acceso, sala de lectura, oficina asesor jurídico, oficina secretaria/ asesora laboral, contable y tributaria, despacho notarial y baño privado; kitchenette y terraza. Ambos pisos tienen puerta de acceso al ascensor del centro de negocios y a los baños mujer / hombre que en cada planta también tiene el centro de negocios.
PARA SELECCION PERSONAL
El éxito de cualquier organización depende de la calidad del personal electo para el trabajo. Por lo tanto, el procedimiento de selección del personal es de gran importancia para la gestión notarial.
Pasos para un proceso de selección de personal efectivo
- Analizar las necesidades.
- LLamamiento de personal .
- Preselección.
- Pruebas.
- Entrevista.
- Valoración y decisión.
- Salud ocupacional.
- Contratación e incorporación.
- acompañamiento continuo desde el día cero al trabajador que le brinda tranquilidad y seguridad dentro de la empresa. (nunca dejarlo solo)
PARA LA SELECCION DE HERRAMIENTAS EN EL TRABAJO
Es de gran relevancia cuando se quiere prestar un buen servicio, darle a las personas herramientas útiles que permitan desarrollar con comodidad y eficiencia el trabajo a realizar, se escucha permanentemente al personal en sus necesidades, garantizando el uso de los recursos de manera óptima para poder ofrecer la mejor calidad en todos los servicios ofrecidos.
Elementos a tener en cuenta para seleccionar las herramientas en el trabajo
| ACCIONES A REALIZAR | PROPÓSITO | IMPORTANCIA |
| Organizar y seleccionar | Revisar que efectivamente se tiene lo necesario y que está en funcionamiento | Evita tener elementos innecesarios que puedan causar distracción en el trabajo diario. |
| Ordenar | Poner las herramientas de trabajo en el lugar más eficiente. | Genera hábito y que cualquier compañero que llegue a desempeñar su cargo sepa dónde están las cosas sin perder tiempo. |
| Limpiar | Mantener limpias las áreas de trabajo | Reducir costos de mantenimiento, evitar accidentes y mantener ambiente laboral agradable. |
| Cuidar | Que las herramientas de trabajo se mantengan y no se dejen deteriorar | Mantener el hábito de cuidado de los instrumentos entregados: computadores, fotocopiadora, equipo de biometría, etc. |
| Autodisciplina | Generar el compromiso del personal con el proceso de la notaria | Lograr el cuidado día a día |
PARA SELECCIONAR LAS CAPACITACIONES DE LOS FUNCIONARIOS
Buscamos instruir a todo nuestro personal con el objetivo de expandir sus conocimientos, habilidades y aptitudes de esta forma siempre prestaremos un servicio eficiente y actualizado a todos los nuevos parámetros que se vengan presentando.
Perfeccionamiento de las habilidades existentes y el desarrollo de nuevas funciones
Los colaboradores pueden frustrarse ante un estancamiento profesional, pues cuando ingresan a prestar el servicio desean desarrollar su propia carrera y tener un crecimiento personal.
La capacitación es clave para mejorar sus habilidades actuales y brindarles nuevas herramientas para enfrentar los desafíos futuros. Los objetivos de las capacitaciones de nuestros funcionarios son:
Incrementar la productividad
Formar profesionales líderes
Aumenta la retención del conocimiento
Se participa en las capacitaciones que nos brindan la SNR, UCNC y otras entidades como Ministerio de Justicia, Ministerio de Hacienda (Cetil), Positiva, Registraduría Nacional del Estado Civil, Secretaria de Hacienda de Boyacá (impuesto de registro), Connotar, etc., enfocadas a actualizar las nuevas directrices, normatividad y temas de interés, buscando la actualización y mejoramiento en la prestación del servicio notarial y se tiene como objetivo expandir los conocimientos , habilidades y aptitudes de los funcionarios como oportunidad de mejoramiento personal y en la prestación del servicio notarial.