Los instrumentos de gestión de información son una de las principales disposiciones que introduce la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional (Ley 1712 de 2014), promulgada en marzo de 2014 la cual tiene como objetivo regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.
Este derecho está consagrado en los artículos 20 y 74 de la Constitución Política de Colombia. El primero de estos establece el derecho a buscar y recibir información y el segundo, indica que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley.
Adicionalmente, el artículo 233 de la Constitución establece el derecho de toda persona a presentar solicitudes a las autoridades públicas, dentro de las que se encuentran las peticiones de documentos o de información.
Para el caso de la información que reposa en las notarías señala el artículo 114 del estatuto notarial que cualquier persona podrá consultar los archivos notariales con el permiso y bajo la vigilancia del notario o de personas autorizadas por este.
Teniendo en cuenta lo anterior la Notaria Tercera de Tunja como garante de la fe pública ha implementado instrumentos que permitan el acceso de la información pública, salvo de aquella que sea reservada y clasificada y en este sentido, cualquier persona persona podrá consultar los archivos Notariales, con el permiso y bajo la vigilancia de la Notaria o de personas autorizadas por esta, según lo establece el mencionado artículo 114 del Decreto 960 de 1970 (Estatuto Notarial).
La consulta y acceso a la información que administran los Notarios tiene normas especiales de consulta previstas en el Decreto Ley 960 de 1970 en sus artículos 106 y siguientes, al punto de señalarse en el Estatuto que el protocolo no puede ser trasladado de la Notaría e inclusive en caso de que este deba ser consultado por el juez, este debe acudir a la Notaría (Artículo 113 Decreto Ley 960 de 1970).
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